Cómo rellenar el formulario W-2 para empleados en 2024

Si eres empresario, debes estar familiarizado con el formulario W-2. Es una declaración de salarios e impuestos que tienes que enviar a tus empleados y al Servicio de Impuestos Internos (IRS) cada año. Pero si eres un empresario nuevo o no estás seguro de si tus empleados necesitan los formularios W-2, puedes obtener ayuda en este artículo. Aquí hemos preparado todo lo que puedes querer saber sobre el formulario W-2, como

• Qué es un formulario W-2
• Cómo rellenar el formulario W-2 ★★★
• ¿Cuántos formularios W-2 necesito?
• ¿Dónde envío los formularios W-2 cumplimentados?

Por lo tanto, si tienes alguna duda o preocupación sobre los puntos anteriores, sigue leyendo este artículo para despejar la confusión.

Puede que también quieras saber cómo rellenar un formulario W-9

Qué es un formulario W-2

El formulario W-2 es una declaración de salarios e impuestos, que muestra cuánto dinero ha ganado un empleado durante el año y el importe de los impuestos que ya ha entregado a Hacienda. Normalmente, los empleados y Hacienda reciben este tipo de formulario de los empresarios antes de la fecha límite del 31 de enero.

En pocas palabras:

• El formulario W-2 muestra tus ingresos obtenidos y los impuestos retenidos del año anterior que debes declarar en tu declaración de la renta
• El IRS lo utiliza para hacer un seguimiento de las obligaciones fiscales del individuo

Cómo rellenar un formulario W-2

Para rellenar un formulario W-2 en tu ordenador, siempre necesitas un editor de formularios PDF. Después de haber probado montones de editores PDF, queremos recomendar aquí EaseUS PDF Editor.

Con una interfaz y un flujo de trabajo intuitivos, este editor PDF de Windows es fácil de usar para todo el mundo, incluso para quien no tenga conocimientos técnicos. Trabajando con este editor de formularios PDF, puedes manejar fácilmente cualquier formulario PDF u otros documentos PDF. Además, también proporciona muchas otras funciones para que puedas ver, editar y gestionar documentos PDF con facilidad. Por ejemplo, para algunos formularios PDF importantes como el formulario W-9, el formulario W-2, etc., puedes proteger con contraseña los archivos PDF con este versátil software PDF.

Ahora descárgate este formulario PDF de relleno y empieza a rellenar el formulario W-2 para tus empleados.

# 1. Rellena las casillas de la A a la F

Casilla a - Número de la Seguridad Social del trabajador

Introduce el número que aparece en la tarjeta de la Seguridad Social del empleado. Si el empleado no tiene tarjeta, puede solicitarla cumplimentando el formulario SS-5. O si el empleado ha solicitado una tarjeta, pero no ha recibido el número a tiempo para cumplimentarla, escribe "Solicitado" en la casilla de los formularios W-2 en papel presentados ante la SSA. Si se presenta electrónicamente, escribe ceros (000-00-0000)

Casilla b - Número de identificación patronal (NIE)

Introduce el EIN que te ha asignado Hacienda (xx-xxxxxxx). Si no tienes EIN al presentar los formularios W-2, introduce "Solicitado" en la casilla B y no utilices tu SSN.

Casilla c - Nombre, dirección y código postal del empresario

Escribe el nombre legal completo que utilizaste cuando registraste tu sociedad anónima o LLC. A continuación, introduce la dirección de tu empresa, incluido el código postal.

Casilla d - Número de control

Rellénalo o déjalo en blanco, y eso depende de si tu pequeña empresa utiliza números de control o no.

Casillas e y f - Nombre y dirección del trabajador

Introduce el nombre tal y como aparece en la tarjeta de la Seguridad Social de tu empleado. Si el nombre no cabe en el espacio del formulario, puedes indicar las iniciales del nombre y del segundo nombre y el apellido completo.

# Rellena las casillas 1 a 20

Casilla 1 - Salarios, propinas, otras remuneraciones

Escribe el total de salarios imponibles, propinas y otras compensaciones que pagaste a tu empleado durante el año. A veces, los salarios que escribas en la casilla 1 pueden ser superiores o inferiores a otros salarios que figuran en el formulario W-2, por lo que no se trata de un error.

Casilla 2 - Impuesto federal sobre la renta retenido

Introduce el total del impuesto federal sobre la renta retenido del salario del trabajador durante el año. E incluye el impuesto especial del 20% retenido sobre los pagos en exceso del paracaídas.

Cuadro 3 - Salarios de la Seguridad Social

Indica el total de los salarios pagados sujetos al impuesto de seguridad social de los trabajadores, pero sin incluir las propinas de seguridad social ni las propinas asignadas.

Casilla 4 - Seguridad Social retenida

Indica el total del impuesto de la Seguridad Social retenido al trabajador, incluido el impuesto de la Seguridad Social sobre las propinas. Para 2022, el importe no debe superar los 8.853,60 $.

Casilla 5 - Salarios y propinas de Medicare

Introduce en esta casilla el total de salarios y propinas de Medicare. Asegúrate de introducir las propinas que el empleado declaró aunque no tuvieras suficientes fondos del empleado para cobrar el impuesto de Medicare por esas propinas.

Cuadro 7 - Consejos sobre seguridad social

Indica las propinas que el trabajador te declaró. Asegúrate de que el total de las casillas 3 y 7 no sea superior a 142.800 $(la base salarial máxima de la Seguridad Social para 2022)

Casilla 8 - Propinas asignadas

Las propinas asignadas son cantidades que asignas a los empleados que reciben propinas, y declaras las propinas en la Casilla 8. Ten en cuenta que no todos los empresarios tienen que asignar las propinas a los empleados.

Casilla 10 - Prestaciones por cuidado de personas a cargo

Indica el total de prestaciones por cuidado de dependientes en virtud de un programa de asistencia para el cuidado de dependientes que has pagado o contraído por tus empleados.

Cuadro 11 - Planes no cualificados

Declara las distribuciones a un empleado de un plan no cualificado o de un plan no gubernamental de la sección 457 (b) en la casilla 11. También tienes que declarar estas distribuciones en la casilla 1.

Casilla 12 - Códigos

Hay muchos códigos que debes escribir en el formulario W-2 de un empleado. Sólo tienes que rellenar y codificar la casilla correspondiente a todos los conceptos.

Nota: En la Copia A, no introduzcas más de cuatro elementos en la casilla 12.

Cuadro 13 - Casillas de verificación

Hay tres casillas: Empleado estatutario, Plan de jubilación y Baja por enfermedad de terceros. Marca cualquiera de las tres casillas que sean relevantes para el empleado.

Casilla 14 - Otros

Puedes utilizar esta casilla para cualquier otra información que quieras dar a tu empleado.

Casillas 15 a 20 - Información sobre el impuesto sobre la renta estatal y local

Utiliza estas casillas para declarar información sobre el impuesto estatal y local sobre la renta.

¿Cuántos formularios W-2 necesitan los empresarios?

En general, un empresario tiene que preparar 6 copias de cada formulario W-2. Los empleados recibirán tres copias para presentar estos formularios W-2 con sus declaraciones de la renta, y el gobierno recibirá dos copias para su comprobación. Por último, el empresario también debe conservar uno en sus archivos durante 4 años.

¿Dónde envían los empresarios el formulario W-2 cumplimentado?

Como ya se ha dicho, tienes que completar seis copias, y se irán:

• Envía la copia A a la SSA
• Envía la copia 1 al departamento de hacienda estatal, municipal o local
• Envía la Copia B, la Copia C y la Copia 2 a los empleados
• Para la copia D y la copia del formulario W-3 con tus registros durante 4 años

Lo esencial

El formulario W-2 es importante tanto para los empresarios como para los trabajadores. Si eres un empresario que necesita rellenar el formulario W-2, puedes beneficiarte de este post. Además, para ayudarte a rellenar mejor el formulario, puedes probar programas de edición de PDF como EaseUS PDF Editor para que la tarea sea cada vez más fácil.