Qué es un formulario fiscal W3 y cómo rellenarlo - 2024

Una vez que una nueva empresa contrata a su empleado, necesita prepararse para cumplimentar los formularios fiscales. Sin embargo, la habilidad de rellenar los formularios fiscales del IRS no es algo natural para muchos propietarios de pequeñas empresas. Y por eso escribimos esta guía para simplificar y explicar los espacios en blanco del formulario fiscal W3. En este artículo, verás qué es el formulario fiscal W3 y cómo rellenarlo fácil y correctamente.

¿Qué es el formulario de impuestos W3?

El formulario fiscal W3, oficialmente Transmisión de declaraciones salariales y fiscales, se utiliza para sumar todas las partes del formulario W2. Estos dos formularios se presentan juntos a la SSA cada año. Pero lo que los empresarios deben saber es que tienen que revisar todos los formularios W2 de su personal y resumir sus salarios e información fiscal, y combinar esos datos en un formulario W3 para enviarlo a la SSA.

El formulario W3 incluye:

• Total de ingresos y salarios pagados a todos los asalariados por un empresario
• La parte total de esa nómina que está sujeta a los impuestos de la Seguridad Social y Medicare (FICA)
• El impuesto total (tanto sobre la renta como FICA) retenido de esa paga

¿Quién tiene que presentar el formulario W3?

El formulario W3 es para que lo rellenen los empresarios y, en la mayoría de los casos, debe enviarse junto con el W2 antes del 31 de enero de cada año. Si eres empresario y estás obligado a presentar el Formulario W2, también debes presentar el Formulario W3. Y debes asegurarte de utilizar la versión correcta, o no cumplirás correctamente con tu obligación. Por ejemplo, debes utilizar la versión de 2021 para declarar los impuestos de 2021, aunque trabajes en 2022.

Cómo rellenar correctamente el formulario W3

Para rellenar el formulario fiscal W3, tienes que preparar algunos datos de antemano y seguir la guía para completar la cumplimentación.

Lo que necesitas para prepararte

Para rellenar el formulario W3, debes tener a mano la información que se indica a continuación:

• Losdatos de tu empresa: incluyendo tu número federal de identificación patronal (FEIN), domicilio legal e información de contacto de tu empresa.
• Salario total: incluyendo el salario, propinas, comisiones, etc.) que pagaste a tus empleados durante el año anterior.
• Total de salarios imponibles: para la Seguridad Social y Medicare.
• Total del impuesto sobre la renta retenido: tanto federal como estatal.
• Total retenciones Seguridad Social
• Total de impuestos de Medicare retenidos

Empieza a rellenar el formulario W3

Si has preparado toda la información anterior, puedes seguir la siguiente guía para rellenar el formulario. Rellenemos las casillas una a una:

a: Número de control

b: Tipo de pagador / Tipo de empleador / Pago por enfermedad de terceros (si procede)

c: Número total de formularios W2

d: Número de establecimiento

e: Número de Identificación Patronal

f: Nombre del empleador

g: Dirección y código postal del empresario

h: Otro NIE utilizado del año para el que rellenas los datos, incluido:

1: Salarios, propinas y otras retribuciones a los asalariados

2: Impuesto federal sobre la renta retenido

3: Salario de la Seguridad Social

4: Retención de la Seguridad Social

5: Salarios y propinas de Medicare

6: Impuesto de Medicare retenido

7: Consejos sobre Seguridad Social

8: Propinas asignadas

9: (Déjalo en blanco)

10: Prestaciones por cuidado de familiares a cargo

11: Planes no cualificados

12a. Compensación diferida

12b. (Déjalo en blanco)

13: Impuesto sobre la renta retenido por el pagador de la prestación por enfermedad ajena

14: Estado y número de identificación estatal del empresario

15: Salarios estatales, propinas, etc.

16: Impuesto estatal sobre la renta

17: Salarios locales, propinas, etc.

18: Impuesto local sobre la renta

Persona de contacto del empresario/número de teléfono/fax/dirección de correo electrónico

Una herramienta que puede ayudarte a rellenar el formulario W3

Como el formulario W3 es un archivo PDF que normalmente no se puede editar, puede que necesites una herramienta para hacerlo editable primero. EaseUS PDF Editor es justo el software que necesitas. Con esta herramienta, puedes editar los espacios en blanco del formulario W3. O bien, puedes convertirlo primero a un formato de archivo Word editable, rellenar toda la información y volver a exportar el archivo como PDF. Por supuesto, puedes cambiar la configuración de impresión antes de imprimir el formulario W3 y enviarlo. Mira algunas de sus principales funciones a continuación y puedes descargarlo para que te ayude a rellenar el formulario fiscal W3.

Características principales de EaseUS PDF Editor:

• Rellenar otros formularios PDF como el formulario 2848
• Cambia el tamaño del PDF, divide y combina archivos PDF
• Personaliza los ajustes de impresión como quieras
• Enviar formularios fiscales por correo electrónico

Descarga EaseUS PDF Editor haciendo clic en el botón de abajo.

¿Cómo presento mi W3?

Puedes presentar los formularios W3 electrónicamente. Para ello, debes seguir los pasos que se indican a continuación:

Paso 1. Regístrate en la plataforma de servicios empresariales en línea (BSO) de la Administración de la Seguridad Social.

Paso 2. Accede a tu cuenta, utiliza los formularios rellenables para crear formularios W2 para cada uno de tus empleados, o sube archivos de salarios desde tu software de nóminas o impuestos.

Paso 3. BSO te generará un formulario W3 una vez que hayas presentado todos tus formularios W2.

Conclusión

En este artículo, te hemos mostrado cómo rellenar un formulario W3 y cómo enviarlo. Además, te proporcionamos un editor de PDF fácil de usar, EaseUS PDF Editor, para ayudarte a rellenarlo con éxito. Sólo tienes que descargarlo y empezar a rellenar un formulario fiscal W3.