Cómo rellenar el formulario I-9 en 2024 (paso a paso)

¿Has conseguido un trabajo nuevo estos días? Si es así, tienes que rellenar un formulario I-9 en los tres días siguientes a tu fecha de contratación (el primer día de trabajo remunerado). Confirmará tu elegibilidad para trabajar en EE.UU. Sin embargo, si eres un empleado nuevo, puede que te sientas abrumado cuando te pidan que rellenes el formulario I-9.

Por ello, te proporcionaremos una guía definitiva para ayudarte a cumplimentar correctamente el formulario I-9. Tanto si eres empresario como trabajador, ambos podéis rellenar el formulario I-9 sin esfuerzo consultando este post. Ahora, ¡empecemos!

¿Qué es un formulario I-9?

El formulario I9, también llamado Formulario de Verificación de la Elegibilidad para el Empleo, es un formulario del Servicio de Ciudadanía e Inmigración de los Estados Unidos. Se utiliza para verificar la identidad de todos los empleados remunerados y su autorización legal para trabajar en Estados Unidos. Todos los empleados de una empresa tienen que rellenar el formulario I-9, sean ciudadanos estadounidenses o no, y luego lo archivan tanto el empleado como el empresario. Si no lo haces, puedes enfrentarte a multas y otras consecuencias por infracciones.

Este tipo de formulario se divide en tres partes: el trabajador tiene que rellenar la primera sección, y los empresarios tienen que rellenar las dos últimas.

Normalmente, el empleado y el empresario deben cumplimentar el formulario I-9 en el plazo de tres días hábiles a partir de la fecha de inicio del empleado. Una vez cumplimentado, el empresario debe conservar el formulario, en papel o en formato electrónico, durante tres años después de la fecha de inicio de la relación laboral del empleado o un año después del último día de empleo, porque los funcionarios del gobierno pueden realizar una auditoría de tu empresa para comprobar que el empresario actúa dentro de la legalidad.

¿Quién tiene que rellenar el formulario I-9?

Como hemos dicho antes, todos los empleados tienen que rellenar el formulario I-9. Según el USCIS, el término "empleado" se refiere a alguien que realiza un trabajo a cambio de una paga o remuneración, lo que significa cualquier otra compensación como comida, alojamiento, etc.

Si perteneces a una de las siguientes categorías, no necesitas rellenar el formulario I-9:

• Trabajadores temporales contratados por una agencia
• Los empleados no trabajan en territorio de EE.UU.
• Contratistas independientes
• ...

Cómo rellenar el formulario I-9 (Guía paso a paso)

Ahora, debes tener una comprensión básica del formulario I-9, así que en esta parte, profundizaremos y te mostraremos cómo rellenar el formulario I-9 con una guía paso a paso. A la mayoría de vosotros os gusta rellenar el formulario PDF electrónicamente, así que si vais a rellenar el formulario electrónico I-9, será mejor que os hagáis primero con un excelente rellenador de formularios PDF. Aquí te recomendamos EaseUS PDF Editor.

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Una vez instalado el archivador de formularios PDF, puedes empezar a rellenar el formulario I-9 con las siguientes instrucciones:

Paso 1. Rellena la Sección 1 - Información y declaración del empleado (para el empleado)

Debes cumplimentar el apartado 1 del formulario I-9 a más tardar el primer día de trabajo, pero no antes de aceptar una oferta de empleo. En esta sección, tienes que proporcionar todos los detalles de tu identificación, incluidos el nombre completo, la dirección, el número de la Seguridad Social, la fecha de nacimiento, el número de teléfono, la dirección de correo electrónico, etc. A continuación, tienes que firmar y fechar el formulario.

Nota: Si un traductor te ayuda a rellenar la Sección 1, también tiene que facilitar el nombre, la dirección, la firma y la fecha.

Paso 2. Completa la Sección 2 - Revisión y verificación del empresario o del representante autorizado (para el empresario)

Antes de rellenar el Apartado 2, el empresario debe comprobar toda la información del Apartado 1.

Una vez marcado, tienes que rellenar el título del documento, la autoridad emisora, el número y la fecha de caducidad según el documento del empleado. Además, tienes que rellenar la fecha de inicio de tu empleado en la parte inferior de esta sección, tu información básica, fecharlo y firmarlo finalmente.

Paso 3. Rellena el Apartado 3 - Reverificaciones y recontrataciones (para el empresario)

En realidad, el empresario no tiene que rellenar el apartado 3 por cada trabajador. Como empresario, sólo tienes que rellenar el apartado en la siguiente situación:

• Reverificar la autorización de empleo de los empleados actuales
• Reverificar o actualizar la autorización de empleo de los empleados recontratados
• Registrar los cambios de nombre u otra información de identidad de los empleados actuales

Paso 4. Guardar el formulario I-9 (para el empresario)

Una vez que hayas rellenado las Secciones 2 y 3, debes tener en cuenta que el formulario I-9 es para asegurarte de que lo guardas de forma segura en tus archivos en lugar de presentarlo al USCIS.

Lo esencial

Tanto si eres empleado como empresario, siempre tienes que rellenar el formulario I-9. En esta página, hemos hablado de alguna información básica sobre el formulario I-9, y también ofrecemos un tutorial para rellenarlo. Esperamos que te resulte útil cuando tengas que ocuparte del formulario I-9.