Cómo rellenar un formulario 1099 con un sencillo tutorial

Determinados tipos de ingresos que un contribuyente ha obtenido a lo largo del año deben declararse mediante un formulario 1099. Ya sean los dividendos en efectivo pagados por poseer una acción o los ingresos por intereses obtenidos de una cuenta bancaria, se puede emitir un formulario fiscal 1099.

De hecho, existen muchos tipos de formularios 1099, ya que hay varias formas de obtener ingresos no laborales. Aunque a los contribuyentes no les guste recibir documentos fiscales, como los 1099, el formulario fiscal 1099 es esencial, ya que lleva la cuenta de los ingresos que no constan en el sueldo o salario de una persona.

Si tienes poco o ningún conocimiento sobre el formulario fiscal 1099, este artículo te dará toda la información que necesitas y te dirá cómo rellenarlo correctamente en poco tiempo.

¿Qué es un formulario fiscal 1099?

El formulario fiscal 1099 se utiliza para declarar a Hacienda los ingresos no salariales. Hay 20 variantes del 1099, pero el más popular es el 1099-NEC. Si pagaste a un contratista independiente más de 600 $ en un ejercicio fiscal, tendrías que rellenar un 1099-NEC.

Además, el dinero obtenido de los dividendos fiscales, las ganancias de premios, los ingresos por intereses, las devoluciones de impuestos estatales, los pagos varios del gobierno, la venta de bienes personales o incluso la condonación de deudas de tarjetas de crédito, todos ellos deben declararse en tipos coordinados del Formulario 1099.

¿Quién recibe el formulario 1099?

Si eres propietario de una pequeña empresa, todos los contratistas y sociedades que hayan realizado más de 600 $ de trabajo para tu empresa deben recibir un formulario 1099. Si no has recibido de tu cliente el ejemplar B del formulario de impuestos 1099 antes de la fecha límite, asegúrate de solicitarlo.

Cómo rellenar un formulario 1099

Para mostrarte claramente cómo rellenar un formulario 1099, te explicamos aquí los elementos que debes rellenar uno por uno. ¡Empecemos ya!

1. Casilla de información del pagador

La casilla de información del pagador se encuentra en la parte superior izquierda del formulario. Tienes que introducir la información de tu empresa. Asegúrate de introducirla con cada uno de los siguientes elementos en una línea separada:

A) Nombre de la empresa. Si utilizas un DBA, utiliza tanto ese nombre como el principal.

B) Dirección postal. Si tienes varias sedes, utiliza la dirección de la oficina de nóminas.

C) Ciudad o pueblo, estado y código postal.

D) Número de teléfono. Del mismo modo, si tienes varias líneas, utiliza la línea de tu oficina de nóminas.

2. NIF del pagador

Introduce tu número de identificación fiscal (NIF) o número de identificación patronal (NIE).

3. NIF del destinatario

Introduce el TIN, EIN o número de la Seguridad Social (SSN) del contratista. Si trabajan como autónomos, utiliza su NSS. Si se han constituido en sociedad, proporcionarán un NIF o un NIE.

Si no te lo dieron, encontrarás esta información en el formulario W-9 que el contratista rellenó cuando le contrataste.

4. Nombre y dirección del destinatario

De nuevo, puedes encontrar esta información en su W-9. Si has contratado a un contratista que trabaja como particular, utiliza su nombre y su domicilio. Si se ha constituido como sociedad, utiliza el nombre y la dirección de la empresa.

5. Requisito de presentación FATCA

FATCA son las siglas de Foreign Account Tax Compliance Act (Ley de Cumplimiento Fiscal de Cuentas Extranjeras). Sólo se aplica a los ingresos 1099-INT en situaciones con saldos significativos en cuentas bancarias extranjeras.

Esta casilla se encuentra cerca del centro, a la izquierda de la línea divisoria central de tu formulario 1099. Puedes dejar esta casilla sin marcar, a menos que tu contable te diga lo contrario.

6. Número de cuenta

Si has asignado un número de cuenta interno o una designación similar a este contratista, tienes que rellenar esta casilla de la esquina inferior izquierda. No es necesario, pero puede ayudar a Hacienda a cotejar las cosas si presentas una rectificación.

El número de cuenta puede tener hasta 20 caracteres, y suele contener letras, números o símbolos especiales. No puedes utilizar simplemente el NIF como número de cuenta. Utiliza el número de la cuenta bancaria a la que envías los pagos automáticos.

7. Cuadro 1: Remuneración de los no asalariados

Aquí es donde introduces el total de los salarios no laborales que pagaste al contratista durante el año pasado. Ten en cuenta que esto incluye sólo sus salarios u honorarios, no los reembolsos de gastos ni ninguna otra forma de pago.

8. Casilla 2: (En blanco)

Esta casilla está en blanco y en gris en el 1099-NEC. Su versión original dice: "El pagador realizó ventas directas por un total de 5.000 $ o más de productos de consumo al destinatario para su reventa". Se refiere a las relaciones entre un vendedor y un minorista.

Por tanto, es dudoso que utilices esta casilla. Pero si has ganado 5.000 dólares o más en ventas directas para reventa, consúltalo con tu contable.

9. Casilla 3: (En blanco)

Esta es otra casilla en blanco y en gris. En el formulario 1099-MISC, este espacio es para los cánones pagados. No se utiliza en el formulario 1099-NEC.

10. Casilla 4: Impuesto federal sobre la renta retenido

Si retuviste la remuneración y la abonaste a cuenta de los impuestos federales del contratista, debes indicar esa cantidad en esta casilla. Esto no ocurrirá a menos que el contratista haya solicitado la retención anticipada. Pero no te preocupes, en ese caso ya deberías saber la cantidad que debes introducir aquí.

11. Casilla 5: Impuesto estatal retenido

Esto es sólo para el dinero retenido en concepto de responsabilidad fiscal estatal del beneficiario, igual que la casilla 4. Incluye dos líneas para situaciones en las que el contratista realizó trabajos para tu empresa en dos estados diferentes, y retuviste el impuesto estatal en cada uno de ellos.

Si el contratista trabajó en más de dos estados, tendrías que rellenar varias iteraciones del 1099-NEC para proporcionar las líneas adicionales, al igual que las Casillas 6 y 7.

12. Casilla 6: Estado/Número de estado del contribuyente

Aquí tienes que introducir el número de identificación estatal de tu empresa para el estado en cuestión. Si no te han dado un número de identificación estatal, utiliza tu EIN federal.

13. Casilla 7: Ingresos del Estado

Introduce aquí el importe de los ingresos estatales pagados, dividido entre varios estados si procede. El total de estas líneas será casi igual a la entrada de la casilla 1.

Cómo presentar un formulario 1099

Antes de presentar este formulario, debes saber que hay dos copias del formulario 1099: La Copia A y la Copia B. Y la situación varía en función de quién seas.

A) Si contratas a un contratista independiente, debes declarar lo que le pagas en la Copia A, y enviarla a Hacienda. Al mismo tiempo, debes declarar la misma información en la Copia B, y enviarla a tu contratista.

B) Si eres un contratista independiente y recibes la Copia B de un Formulario 1099, de un cliente, no tienes que enviarlo a Hacienda. Sólo tienes que declarar los ingresos que figuran en la Copia B en tu declaración del IRPF.

Veamos los diferentes procedimientos para una pequeña empresa y un contratista:

Para una pequeña empresa:

1. Paso 1. Reúne la información necesaria.
2. Paso 2. Presenta la copia A a Hacienda.
3. Paso 3. Entrega la copia B al contratista independiente.
4. Paso 4. Presenta el formulario 1099.
5. Paso 5. Comprueba si tienes que presentar formularios 1099 en tu estado.

Para un contratista:

1. Paso 1. Reúne la información necesaria.
2. Paso 2. Recibe la copia B del formulario 1099 de la empresa que te contrata.
3. Paso 3. Declara los ingresos que figuran en la Copia B en tu declaración del IRPF.

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Conclusión

A partir del contenido anterior, puedes ver lo que debes hacer si eres una empresa que ha contratado a un contratista. En el caso de un contratista, sólo tienes que declarar tus ingresos en la declaración del IRPF. También hemos explicado todos y cada uno de los puntos que figuran en el formulario. Esperamos que todos podáis encontrar lo que necesitáis en este artículo.